Wordの作成者名・コメント・変更履歴を確認して共有用コピーから削除する
Windows版Wordのドキュメント検査で、コメントや作成者などの情報を点検します。元の編集用文書を残し、共有するコピーで削除対象を選びます。検査が見つけられない情報もあるため、保存後の文書を目でも確認します。
公開 · 更新 · FaultNote 編集方針
この記事が役立つ人・作業前の準備
- 社外へ送るWord文書の作成者やレビュー情報を確認したい人
- 編集用原本を残して提出用コピーを作りたい人
用意するもの
- Windowsのデスクトップ版Wordで文書を開ける状態にします。Mac版やWeb版には同じドキュメント検査の手順を適用しません。
- 共有する内容を確定し、未決定の変更履歴がないか確認します。
- 編集用原本とは名前と保存先が区別できるコピーを用意します。
共同編集した議事録を共有用コピーにする
社内コメントと変更履歴を含む議事録を外部へ渡す場合、原本は社内用として残し、外部共有という名前のコピーを作ります。本文の最終内容を決めてから検査を行います。修正提案を承諾するか元に戻すかが未決定な状態で、まとめて削除する操作を先に行うと、どの表現を採用したか判断しにくくなります。コメントにだけ書かれた重要な決定は、必要なら本文へ反映してから削除します。
検査結果では文書プロパティ、コメント・変更履歴、隠し文字、ヘッダー等を別々に読みます。必要な会社名やページ番号が入る場所は削除対象と同じとは限りません。削除する種類を選び、保存して再検査します。検査を通過した後に再度コメントを追加すれば、また共有版へ情報が入るため、最終編集が終わってから確認する順序にします。
共有前には本文と画像を読む確認も行います。表に直接入っている担当者名、貼った画像内の連絡先、ファイル名の個人名は、文書プロパティの作成者を消しただけではなくなりません。PDFで渡すならそのPDFを開いてコメントや個人情報が残っていないか確認します。送付するのは検査したコピーであり、同名の原本と取り違えないよう保存先も確認します。
- 社内原本から共有用コピーを作る
- 本文の最終表現を決める
- 種類ごとに検査・削除・再検査する
- 本文・画像・出力PDFを読む
1. 編集用の原本を残す
検査で削除した情報は元に戻せない場合があります。原本に対して一括削除する前に、共有専用のコピーで作業していることを確認します。
- ［ファイル → 名前を付けて保存／コピーを保存］で、提出用と分かる名前の文書を作ります。
- タイトルバーと保存先を確認し、元の編集用ファイルと取り違えていないか確かめます。
- 以後の検査と削除はこのコピーで行います。
2. 変更内容を決めてから検査する
変更履歴を非表示にするだけでは、文書から履歴が消えるわけではありません。まず本文として残したい変更を承諾・却下し、未確定の編集判断と個人情報の削除を分けます。
- ［校閲］で変更履歴を確認し、必要に応じて変更を1つずつ承諾または却下します。
- コメントにしか書かれていない必要な説明があれば、本文へ反映するか判断します。
- 本文の内容を確認して保存します。
3. ドキュメント検査で対象を選ぶ
検査には、個人情報だけでなくヘッダー・フッターなど本文の構成に関わる項目もあります。削除したい情報が何かを決めて結果を読みます。
- ［ファイル → 情報 → 問題のチェック → ドキュメント検査］を開きます。
- コメント・変更履歴、文書のプロパティと個人情報など確認したい項目を選び、［検査］を実行します。
- 検出された項目を読み、必要な情報まで削除対象にしていないか確認します。
4. 必要な項目だけ削除して再検査する
［すべて削除］は、その項目に該当する情報をまとめて取り除く操作です。著者名だけを消すつもりで、必要なヘッダーや注記まで削除しないようにします。
- 削除してよい結果の横で［すべて削除］を選びます。
- ［再検査］を実行し、残っている項目と削除できない項目を確認します。
- 保存して閉じ、共有用コピーを開き直します。
5. 検査だけでは分からない表示を確認する
白い文字を白い背景に置いた情報や、別のオブジェクトで覆われた情報は検査で見つからない場合があります。自動検査が完了しても、ページと添付するファイル自体の確認が必要です。
- ヘッダー・フッター、コメント表示、図形や画像の周辺を確認します。
- 文書のプロパティで、共有したくない作成者や説明が残っていないか確認します。
- 確認後にさらに編集・保存した場合は、共有直前にもう一度検査します。
削除する情報と残す本文を見分ける
文書検査の［すべて削除］は項目ごとに判断します。ヘッダーやフッターに必要な文書名やページ番号がある場合、機械的に削除すると提出物の構成も変わります。コメントや作成者情報とは分けて、残す内容を確認します。
変更履歴を確定するときは、採用する修正を確認して承諾または元に戻します。単にマークアップを表示しない設定にしただけでは、変更履歴の削除を終えたことにはなりません。検査後に本文を読み直します。
- 検査項目ごとに削除するか判断する
- 必要なヘッダーとフッターを確認する
- 変更履歴を承諾または元に戻して本文を読む
保存後の共有用ファイルを再検査する
削除後は共有用コピーを保存して、再検査で該当情報が残っていないか確認します。文書検査による削除は元に戻せない場合があるため、結果が悪ければ原本のコピーからやり直します。元のファイルを上書きしないことが復旧方法になります。
本文に直接書いた氏名、画像内の連絡先、ファイル名などはメタデータ検査だけでは除去できません。送るファイル全体を目視し、添付する名前も確認します。PDFへ変換する場合は、その出力も別途開いて点検します。
- 共有用コピーを保存して再検査する
- 本文と画像の個人情報を目視する
- 添付名と変換後のPDFを確認する
結果から次の操作を選ぶ
表は横にスクロールできます →
| 状態 | 判断 | 次の確認 |
|---|---|---|
| 画面で履歴が見えない | 非表示設定かもしれない | 承諾・却下と検査で確認 |
| 作成者を削除した | 本文の氏名は別 | 表や画像を目視確認 |
| 検査後に再編集した | 情報が再追加された可能性 | 共有直前に再検査 |
注意点・利用条件
- 元に戻す操作で復元できない削除があります。編集用原本は別に保管します。
- 組織の機密ラベルや管理用プロパティが付いた文書では、共有方針と必要な属性を確認してから削除対象を選びます。
- ドキュメント検査は、本文に普通に書かれた氏名や住所を自動ですべて匿名化する機能ではありません。
よくある質問
変更履歴を非表示にすれば相手には見えませんか？
非表示は見え方を変える操作です。提出する内容を確定して変更を承諾・却下し、コピーに対する検査も行います。
MacやWordのWeb版でも同じ場所にありますか？
同じ機能はありません。Mac版ではプロパティを手動で確認できますが、この記事の一括検査はWindowsのデスクトップ版が対象です。
文書検査をすれば匿名になりますか？
本文や画像、ファイル名にも情報が残るため、匿名性を保証するものではありません。検査対象と目視対象を分けて確認します。
削除し過ぎた場合はどうしますか？
検査の削除はUndoで戻せない場合があります。原本を保持し、そこから共有用コピーを作り直します。
出典・確認日
情報確認日：。仕様・操作方法・価格などの確認に使用した出典を掲載しています。適用条件や現在の情報は各リンク先で確認してください。