Word文書をレイアウトを保ってPDFへ変換する

この記事が役立つ人・作業前の準備

• 編集用docxを閲覧・印刷用PDFにしたい人

用意するもの

• 文書を保存し、変更履歴・コメント・リンク・フォントを確認する

提出前に3ページを重点確認する

長い文書なら、最初のページ、横幅の広い表があるページ、最後のページを先に点検します。最初ではタイトルと余白、表では右端の列と折り返し、最後では文章や署名欄の欠けを確認します。その後に全ページのサムネイルを見て、不自然な空白ページや図だけが飛び出したページがないか確認します。Word側の画面が整っていても、出力PDFで見ることが重要です。

リンク付きの目次や参照先が必要なら、PDFでクリックして目的の場所へ進むかを確認します。印刷用にだけ作った文書では、見出しが目次へ含まれるよう設定されていない場合もあります。必要な機能を先に決め、出力後の確認項目へ加えます。編集権限やパスワードが必要な提出先では、単にPDF保存しただけで要件を満たしたとは判断しません。

レイアウトが変わった場合はPDFへ無理に直接修正するより、Wordの元文書へ戻って改ページ、表の幅、画像の回り込みを直して再出力します。修正した版には分かる名前を付け、前のPDFと新しいPDFを混同しないようにします。ページ数の変化が意図したものか、先頭と末尾ももう一度確認します。

文書中の注記や図の説明がページ境界にある場合、直前の文章を直したことで別ページへ移動することがあります。最終編集後にPDFを再出力し、図と説明が同じ文脈で読めるかを確認します。古いPDFを見ながらWordを修正した後、そのPDFをそのまま送ると更新が反映されないので、ファイル名と更新時刻を確認する工程を最後に置きます。

提出先の表示環境が分かっているなら、その環境に近い画面で読んでみます。小さなスマートフォンで読む資料では、A4へ多量の文字を詰めたPDFが操作しにくい場合があります。PDF化自体で読みやすい構成になるわけではないため、必要なら元文書の見出し、余白、段落を調整します。内容の読みやすさとページの配置が保たれているかを両方確認します。

1. 先頭・広い表・末尾を開く
2. 全ページのサムネイルを確認する
3. 必要なリンクを押して確かめる
4. 元文書を修正してPDFを再出力する

印刷レイアウトを点検する

［表示］>［印刷レイアウト］で改ページ、画像、表のはみ出しを確認し、Ctrl+Sでdocxを保存します。コメントを含めたくない場合は［校閲］で表示と変更履歴を確認します。

1. 印刷レイアウトにする
2. ページを通覧する
3. 元文書を保存する

PDF形式と範囲を指定する

Windowsデスクトップ版で［ファイル］>［エクスポート］>［PDF/XPSの作成］を選びます。ファイル名を report-final.pdf とし、［オプション］で全ページまたは2-5ページなど必要範囲を選びます。印刷品質なら［標準］を使います。

1. PDF/XPSの作成を開く
2. 保存名と場所を決める
3. オプションでページ範囲を選ぶ

PDFを別アプリで検証する

［発行後にファイルを開く］をオンにして発行し、PDFビューアーで総ページ数、目次リンク、日本語、画像、余白を確認します。期待結果はWordと同じ改ページで、編集用docxとは別のPDFが作られることです。

1. 発行する
2. PDFのページ数を確認する
3. リンクと文字表示を確認する

作り直す場合の戻し方

PDF側を編集せずWord文書へ戻り、改ページやフォントを修正して同名または別名で再発行します。Web版は［ファイル］>［印刷］でPDFを生成できますが、ブックマークなど細かな制御が必要なら［デスクトップアプリで開く］を使います。

1. docxを修正する
2. 既存PDFを閉じる
3. 再発行して比較する

校閲情報と対象ページを決める

提出用のPDFでは変更履歴やコメントを載せるかを先に決めます。PDF保存のオプションで、文書本体と変更履歴を含む出力を区別します。Wordの編集画面でマークアップが隠れていても、出力設定の確認を省略しません。

一部のページを出力する場合は、開始・終了ページを指定し、PDFの先頭と末尾を確認します。表紙のページ番号が非表示でも物理的なページは存在するため、本文に表示された番号だけで範囲を決めないようにします。

1. 変更履歴の出力設定を確認する
2. 出力範囲を指定する
3. PDFの先頭と末尾を開く

小さくする前に読める品質を確認する

印刷や提出では標準品質を起点にし、メールの容量制限があるときだけ最小サイズの出力と比較します。図中の細い文字、QRコード、スクリーンショットを拡大して、必要な内容が読めるか確認します。

PDF化すると配置は共有しやすくなりますが、編集元の代わりにはなりません。.docxを保管し、文章や表の訂正はWordで行って再出力します。相手に届くPDFのファイル名と更新時刻を確認し、古い出力を添付しないようにします。

1. 細かい図を拡大して読む
2. 必要なら最小サイズ版と比較する
3. 編集元と最終PDFを分けて保管する

結果から次の操作を選ぶ

注意点・利用条件

• PDFは配布用で、後の修正に備えてdocxも保存します

よくある質問

出典・確認日

情報確認日：2026-10-13。仕様・操作方法・価格などの確認に使用した出典を掲載しています。適用条件や現在の情報は各リンク先で確認してください。

• Save or convert to PDF or XPS in Office Desktop apps | Microsoft Support ↗

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